Que faire si ma plateforme agréée ne fonctionne pas ?

Ma plateforme est temporairement indisponible, que faire ?

Une plateforme agréée peut être momentanément inaccessible pour une raison technique, une maintenance programmée ou un incident réseau. Le guide DGFiP (question 13) prévoit cette situation et recommande :

• Contacter le support de votre plateforme pour connaître l'origine et la durée prévue de l'indisponibilité.
• Vérifier les statuts : les plateformes publient généralement un état des services sur leur portail.
• Ne pas bloquer l'activité : si la facture ne peut pas être transmise immédiatement, vous pouvez recourir à une copie de continuité.

Que faire en cas d'indisponibilité prolongée ?

Si l'indisponibilité de votre plateforme dure dans le temps, le guide DGFiP (question 25) indique la conduite à tenir :

• Alerter vos clients : informez les destinataires de factures que vous rencontrez une difficulté technique.
• Conserver les factures : gardez l'ensemble des données nécessaires pour une transmission ultérieure.
• Organiser la régularisation : dès le retour à la normale, transmettez les factures par le circuit électronique.
• Documenter l'incident : conservez les échanges avec votre plateforme, les tickets support et les notifications d'incident. Ces éléments constituent une preuve de votre démarche de conformité.

Le guide précise que le fait que l'incident provienne d'un prestataire ou d'une plateforme ne dispense pas l'entreprise de piloter sa mise en conformité, mais constitue un élément important d'appréciation.

L'incident concerne un outil mis à disposition par l'État

L'annuaire des destinataires, le concentrateur ou le système d'échange peuvent aussi connaître des indisponibilités. Le guide DGFiP (question 26) prévoit que le dispositif est conçu pour éviter qu'une indisponibilité ponctuelle ne bloque l'ensemble de la facturation :

• Les plateformes peuvent s'appuyer sur des copies ou données de l'annuaire précédemment récupérées.
• Les adresses techniques Peppol peuvent être utilisées lorsqu'elles sont disponibles.
• Si nécessaire, l'entreprise peut confirmer les informations avec son client par un autre canal.

L'entreprise n'a pas à résoudre elle-même une défaillance d'un outil public. Elle doit en revanche pouvoir démontrer qu'elle a identifié l'incident et pris les mesures pour en limiter les effets.

Comment choisir une plateforme agréée fiable ?

Pour limiter les risques d'indisponibilité, le choix de votre plateforme agréée est déterminant. Voici les critères à considérer :

• Disponibilité et SLA : certaines plateformes communiquent leurs engagements de disponibilité (99 %, 99,9 %).
• Support réactif : la qualité et la rapidité du support client en cas d'incident.
• Certifications : ISO 27001, SecNumCloud, hébergement en France.
• Résilience : architecture redondante, plan de continuité d'activité.

Comparez les 145 plateformes agréées sur notre comparateur pour trouver celle qui correspond à vos besoins.

La copie de continuité : le mode dégradé officiel

Le guide DGFiP (questions 14 et 15) introduit officiellement la notion de copie de continuité. Lorsque le circuit électronique n'a pas pu être utilisé, l'entreprise peut transmettre la facture par un autre canal (mail, PDF) à condition de :

• Identifier la facture comme une copie (mention « duplicata », « copie » ou « copie de continuité »).
• Rattacher la copie à la facture initiale : même numéro, même date, même montant.
• Régulariser dès que possible en transmettant la même facture par le circuit électronique.
• Éviter les doublons : ne pas traiter la copie comme une nouvelle facture.

Pendant la phase de démarrage, l'absence d'une mention explicite sur la copie ne donnera pas lieu à sanction si l'entreprise peut démontrer que cette mention aurait supposé un développement spécifique et que le document est clairement rattaché à la facture initiale par d'autres éléments.